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SEMPLIFICAZIONI PER LE PMI IN MATERIA DI PRIVACY
10 Ottobre 2018

ORGANIZZAZIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA

FATTURA ELETTRONICA

FATTURA ELETTRONICA

A partire dal 1 gennaio 2019, i soggetti titolari di partita iva, ad eccezione dei contribuenti minimi e forfettari, dovranno emettere fattura in esclusiva modalità elettronica.

Ciò significa che a partire dal 1 gennaio le fatture non potranno più essere trasmesse/ricevute in formato PDF/Word/Excel a mezzo di posta elettronica, posta ordinaria o corriere ecc., bensì dovranno essere predisposte in formato elettronico XML e trasmesse/ricevute tramite il Sistema di Interscambio (SDI), il quale le recapiterà presso il canale telematico prescelto (Pec/FTP/Web Service) svolgendo il ruolo sia di “postino” che di controllore della correttezza del file XML relativo alla fattura elettronica.

Con l’avvento della fatturazione elettronica nasce inoltre l’obbligo di legge della conservazione elettronica sostitutiva che consiste in un procedimento di carattere informatico che serve a preservare un file nel tempo, conferendogli valore legale. La fattura elettronica infatti consiste in un insieme di dati (un file) e l’eventuale stampa di questi dati su carta non coincide con “la fattura”, che pertanto non ha alcun valore legale. Per tale ragione, ciò che deve essere conservato è quell’insieme di dati. La norma ha indicato gli standard di sicurezza che devono essere rispettati affinché vi sia garanzia che il file conservato sia esattamente quello che è stato trasmesso al Sistema di Interscambio, senza che sia stata possibile alcuna manipolazione successiva.

Operativamente pertanto, per poter far fronte alla corretta gestione del processo di fatturazione elettronica che debutterà il 1 gennaio sarà possibile scegliere tra quattro diverse soluzioni:

  1. creazione/invio/conservazione fatture elettroniche con software gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate e ricezione delle fatture elettroniche tramite pec (si consiglia l’attivazione di altro indirizzo pec con memoria almeno di 5 giga per avere un indirizzo dedicato che eviti la contrapposizione di altre comunicazioni sull’indirizzo comunicato alla camera di commercio)
  2. creazione/invio/ricezione/conservazione fatture elettroniche tramite pec con incluso servizio di conservazione
  3. creazione/invio/ricezione/decodificazione/conservazione fatture elettroniche con software dedicato a pagamento predisposto da varie software house
  4. delega del processo di emissione, ricezione, conservazione delle fatture elettroniche al nostro Studio

1.creazione/invio/conservazione fatture elettroniche con software gratuito Agenzia delle Entrate e ricezione fatture elettroniche tramite pec

Tramite il software “Fatture e Corrispettivi” presente all’interno dell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate “Fisconline” sarà possibile provvedere gratuitamente alla predisposizione della fattura elettronica in formato XML, all’invio della stessa allo SDI e alla conservazione a noma di legge.

La ricezione dallo SDI delle fatture elettroniche dei fornitori potrà avvenire tramite un indirizzo di posta elettronica certificata da comunicare preventivamente a tutti i fornitori. In tal modo l’indirizzo pec prescelto rappresenterà il proprio canale di trasmissione, vale a dire il contenitore all’interno del quale confluiranno tutti i file XML relativi alle fatture elettroniche ricevute. Una volta ricevuto il file XML lo stesso dovrà essere convertito, con un apposito software, in un formato leggibile (es. pdf) al fine di verificarne la correttezza del contenuto (ad esempio se il totale della fattura coincide con il totale concordato). Esistono diversi software di conversione dei file XML, alcuni dei quali scaricabili gratuitamente online.

La conservazione a norma di legge delle fatture emesse e ricevute potrà avvenire tramite adesione al servizio gratuito all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi” presente all’interno dell’area riservata di Fisconline.

2.creazione/invio/ricezione/conservazione fatture elettroniche tramite pec con incluso servizio di conservazione

L’invio delle fatture elettroniche, da predisporre in formato XML munendosi di un apposito software acquistabile da una software house o scaricabile anche gratuitamente online, potrà avvenire utilizzando una casella di posta elettronica certificata. Il singolo file fattura XML da trasmettere tramite PEC costituirà l’allegato del messaggio di posta. Un unico messaggio potrà contenere diversi file allegati, purché di dimensione complessiva non superiore a 30 megabytes, valore che costituisce il limite massimo entro il quale il gestore è tenuto a garantire il suo invio. Il singolo file fattura (fattura o lotto di fatture) invece non potrà superare i 5MB.

Per quanto riguarda la ricezione delle fatture tramite pec, vale quanto detto al punto precedente.

La conservazione a norma di legge delle fatture emesse e ricevute potrà avvenire tramite apposita convenzione con il provider della casella pec appositamente dedicata per la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche.

3.creazione/invio/ricezione/decodificazione/conservazione fatture elettroniche con software dedicato

In alternativa alle due precedenti modalità operative sarà possibile utilizzare appositi software a pagamento che consentono di gestire automaticamente il processo di predisposizione, invio, ricezione e conservazione delle fatture elettroniche, sollevando l’utente dalla gestione dei vari allegati delle Pec e dalle ricevute di accettazione e scarto dello SDI, che saranno importate direttamente dal software.

Questi software prevedono percorsi guidati in grado di assistere il soggetto emittente al momento della predisposizione e all’invio della fattura elettronica.

La ricezione delle fatture passive in questo caso non avverrà tramite pec (che non verrà quindi utilizzata nel processo di fatturazione) ma attraverso il canale telematico (FTP o Web Service) del software prescelto, nel quale verranno recapitate direttamente dallo SDI tutte le fatture passive.

Sul mercato esistono diversi software di fatturazione elettronica, con prezzi differenti a seconda delle necessità del singolo soggetto.

4.delegare il processo di emissione, ricezione, conservazione delle fatture elettroniche ad un Intermediario (il nostro Studio)

In questo caso tutto il procedimento di emissione, ricezione e conservazione sarà eseguito dal nostro Studio previa consegna dei dati necessari per la predisposizione della fattura/parcella.

In conclusione, al fine di rendere più chiara l’organizzazione del procedimento della fatturazione elettronica, si riporta una breve check list degli adempimenti da porre in essere per la corretta gestione del ciclo di fatturazione elettronica:

  1. scegliere uno strumento tecnologico per poter predisporre, inviare, ricevere e conservare le fatture elettroniche (portale “fatture e corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, software esterni a pagamento o pec)
  2. chiedere ai propri clienti il canale di trasmissione da essi scelto (pec o codice destinatario fornito dai software esterni a pagamento), che andrà indicato in fase di predisposizione della fattura
  3. comunicare ai fornitori il metodo scelto per ricevere i documenti (pec o codice destinatario fornito dal software esterno a pagamento)
  4. registrare l’indirizzo telematico preferenziale sulla piattaforma “Fatture e Corrispettivi”, e generare e scannerizzare il QR-code di riconoscimento (questo anche per evitare errori nella redazione delle fatture che si riceveranno)
  5. predisporre e trasmettere allo SDI le fatture elettroniche tramite lo strumento tecnologico prescelto (vedi punto 1) e scaricare tutti i feedback nel ciclo attivo (ricevuta consegna, ricevuta accettazione/rifiuto)
  6. ricevere tutte le fatture passive tramite lo strumento tecnologico prescelto (codice destinatario o pec a seconda della scelta)
  7. conservare i file gestiti nel ciclo attivo e passivo, comprensivi di ricevute e notifiche (portale “fatture e corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, software esterni, pec)
  8. convertire tutte le fatture da formato XML a formato pdf, stamparle e consegnarle allo Studio per l’elaborazione periodica della contabilità, come già avviene ora (in alternativa è anche possibile consegnare allo Studio direttamente i file XML).

 

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